هر وقت صحبت از کار تیمی می‌شود، به یاد یکی از داستان‌های کتاب فارسی دوران دبستان می‌افتم. چند کبوتر در تور صیادی گرفتار می‌شوند. در ابتدا هرکدام از آن‌ها برای نجات خودش به یک سمت پرواز می‌کند. اما در نهایت هیچکدام نمی‌توانند از تور فرار کنند. عاقل‌ترین کبوتر به دوستانش پیشنهاد می‌دهد در یک جهت مشخص و همزمان بال بزنند تا بتوانند تور را از زمین بلند کنند. با انجام این کار موفق می‌شوند در یک جهت به پرواز درآیند و تور را هم با خودشان بلند کنند. در پایان داستان هم موشی به کمک آن‌ها می‌آید و با جویدن تور، آن را از پای کبوترها جدا می‌کند.
کار تیمی در سازمان هم به همین اندازه تأثیرگذار است. به نظر من سازمان‌ها و شرکت‌ها بخاطر تیم‌ها تشکیل شده‌اند. بدون تیم، هرکس جداگانه کار خودش را انجام می‌داد و دیگر نیازی به ایجاد شرکت‌ها و سازمان‌ها نبود.
کار درست تیمی موضوعی است که در کسب و کارهای امروزی اهمیت دارد. در حال حاضر هرکسی می‌تواند چند نفر را جمع کند، یک تیم بسازد و کاری را انجام دهد. کارفرمایان و رهبران حرفه‌ای امروز باید بدانند چگونه تیمی موفق بسازند که ارزشی ایجاد کند و باعث رشد فردی و گروهی شود. با مطالعه این مقاله از سایت هومن حاجی پروانه یاد خواهید گرفت که چگونه کار درست تیمی را وارد ساز و کار شرکت خود کنید و با اینکه کار تیمی موفق چیست و با عوامل موثر در موفقیت کار تیمی آشنا می‌شوید.
تعریف کار تیمی
برخی از کارفرماها تنها می‌دانند که کار تیمی برای سازمان مفید است. به همین دلیل در بسیاری از آگهی‌های استخدام یکی از ویژگی‌های مورد نیازشان «روحیه فعالیت تیمی» است. اما چند درصد از افراد می‌دانند که منظور از روحیه کار تیمی چیست؟
در طبیعت عناصر مختلفی وجود دارند که با در کنار هم قرار گرفتن، ترکیبات و در مقیاس بزرگ‌تر، مواد را می‌سازند. اما آیا هر دو عنصری را می‌توان در کنار هم قرار داد؟ مثلا برای ساختن آب به هیدروژن و اکسیژن نیاز داریم. با نیتروژن و اکسیژن نمی‌توانیم آب بسازیم. این بدین معنا نیست که نیتروژن عنصری بدون کاربرد است. فقط این مفهوم را می‌رساند که نیتروژن برای ایجاد مولکول آب کاربرد ندارد!
اگر آب مانند تیمی باشد که در سازمان به آن نیاز دارید، پس باید دقیقا به دنبال هیدروژن و اکسیژن بگردید. یعنی افرادی که از تمام جوانب، برای تیم مورد نظر شما مناسب هستند را انتخاب کنید. برای پیدا کردن چنین افرادی، ابتدا باید بدانید کار تیمی چیست؟
مفهوم کار تیمی
تیم‌ها ایجاد می‌شوند تا با همکاری یکدیگر به هدف تعیین شده، برسند. تیم‌ها ممکن است به صورت موقتی برای یک هدف یا پروژه خاص تشکیل شوند یا اینکه به صورت دائمی روی یک حوزه کار کنند. به عنوان مثال کارتیمی یک تیم برنامه نویس، تا زمانی که باهم کار می‌کنند، یک تیم هستند. اما تیمی که برای یک کمپین تبلیغاتی تشکیل می‌شود، بعد از پایان کمپین منحل خواهد شد.
در کار تیمی افراد ارتباط نزدیکی باهم دارند. پس باید با هم‌تیمی‌های خود و وظایفشان سازگار باشند. آن‌ها همچنین باید مهارت‌ها و تخصص‌های لازم برای دستیابی به هدف تعیین شده را داشته باشند. در تیم هیچ عضوی بیکار نیست و هرکس وظیفه‌ای دارد. همچنین همه باهم برابر و همکار هستند و رهبر تیم تعیین می‌شود تا افراد را در مسیر درست هدایت کند. اکنون کاملا می‌دانید که مفهوم کار تیمی چیست.
چرا بدون کار تیمی در سازمان، احتمال موفقیت کم می‌شود؟
نکته مهمی وجود دارد که باید به آن توجه کنید. کار تیمی در سازمان خوب است؛ اما بعضی از پروژه‌ها با کار فردی جواب می‌دهد. به عنوان مثال وکالت خانواده یک شغل فردی است و نیازی به تیم ندارد. پس ابتدا باید بررسی کنید که آیا واقعا به کار تیمی در سازمان نیاز دارید یا خیر. در صورتی که پاسخ مثبت است، بدانید که احتمال موفقیت سازمان شما بدون کار تیمی خیلی کم‌تر می‌شود.
چرا بدون کار تیمی در سازمان، احتمال موفقیت کم می‌شود؟
نکته مهمی وجود دارد که باید به آن توجه کنید. کار تیمی در سازمان خوب است؛ اما بعضی از پروژه‌ها با کار فردی جواب می‌دهد. به عنوان مثال وکالت خانواده یک شغل فردی است و نیازی به تیم ندارد. پس ابتدا باید بررسی کنید که آیا واقعا به کار تیمی در سازمان نیاز دارید یا خیر. در صورتی که پاسخ مثبت است، بدانید که احتمال موفقیت سازمان شما بدون کار تیمی خیلی کم‌تر می‌شود.
علت‌های این موضوع را هم در ادامه بررسی کرده‌ایم.
- احتمال اینکه یک فرد در حین کار متوجه اشتباهاتش بشود، خیلی کم است. اما در کار تیمی اعضا اشتباهات یکدیگر را اصلاح می‌کنند.
- در کار تیمی موفق اعضا از یکدیگر حمایت می‌کنند و معمولا کار به تعویق نمی‌افتد. اگر یک نفر برای مدتی نتواند وظیفه خود در پروژه را انجام دهد، سایر اعضای تیم آن بخش را بر عهده می‌گیرند.
- در کار فردی، عملکرد یک فرد روی دیگران تأثیر ندارد. به همین دلیل ممکن است مسئولیت پذیری او کم‌تر شود.
- انسان‌ها ذاتا به ارتباطات و دوستی اهمیت می‌دهند. در کار تیمی روحیه افراد بهتر است و می‌توانند کار را سریع‌تر به پایان برسانند.
- در کار فردی یک نفر با تمام قوت‌ها و ضعف‌هایش حضور دارد. اما در تیم اعضا می‌توانند نقاط ضعف یکدیگر را پوشش دهند.
اصول کار تیمی
اصول کار تیمی به اعضای آن بستگی دارد. تیم سازی یکی از بخش‌های سازمان است که باید به صورت کاملا دلی انجام شود. منظور من این است که یک تیم زمانی موفق می‌شود که افراد خودشان بخواهند در آن حضور داشته باشند و کار کنند و این یکی از عوامل موثر در موفقیت یک تیم محسوب می‌شود.
هر تیم به یک رهبر نیاز دارد. رهبر باید به کمک سایر اعضای تیم، اصول کار تیمی را مشخص کند. در این صورت افراد حدود و وظایفی که در تیم دارند را به خوبی می‌شناسند. اصول و قوانین، حدود را مشخص می‌کنند و حدود از ایجاد سوءتفاهم‌های مختلف پیشگیری می‌کند.
اصول کار تیمی، خط قرمزهای مورد نیاز در فعالیت‌های تیمی را می‌سازد.
اگر ایده‌ای برای تعیین اصول کار تیمی در سازمان خود ندارید، من چند پیشنهاد برای شما دارم.
- اصول مربوط به ارتباطات: ارتباطات در تیم باید حد و مرز مشخصی داشته باشند. نه باید آنقدر خشک و سرد برخورد کرد که کار کسل کننده شود و نه باید آنقدر نزدیک شد که سوءتفاهم به وجود آید.
- اصول مربوط به تعهد: یکی از ویژگی‌های تیم مختصر و مفید بودن آن است. یعنی در تیم هیچ مهره اضافه‌ای وجود ندارد. بنابراین همه افراد باید با وظایفشان آشنا شوند و به آن‌ها متعهد باشند.
- اصول مربوط به انتقاد: هرجایی که تعداد افراد بیشتر از یک نفر باشد، احتمال اختلاف نظر وجود دارد. با تعیین اصول و قوانین برای روش انتقاد در تیم، از جر و بحث‌های احتمالی پیشگیری خواهید کرد.
۳ مورد از مهم‌ترین عوامل موثر در موفقیت کار تیمی
کمی پیش‌تر گفتیم که دغدغه امروز مدیران ساخت تیم و انجام کار تیمی موفق است. تا اینجای کار با اصول و مفاهیم فعالیت تیمی آشنا شدیم که استفاده از آن‌ها پایه و اساس یک تیم موفق را می‌سازد. اما در این بخش به عوامل موثر در موفقیت کار تیمی اشاره می‌کنیم. این عوامل تکنیک‌هایی هستند که باید آن‌ها را بدانید.
مهارت‌های نرم
این بخش از مرحله دوم کار شروع می‌شود. مرحله اول این است که رهبر تیم با توجه به مهارت‌های سخت (تخصص‌ها) تصمیم بگیرد چه افرادی وارد تیم شوند. اصولا تعداد اعضای تیم باید بین ۶ تا ۱۲ نفر باشد. بیش از این تعداد، مدیریت تیم سخت‌تر خواهد شد و تقریبا یک سازمان محسوب می‌شود.
اگر تمام اعضای تیم مهارت های نرم را داشته باشند، یکی از مهم‌ترین عوامل موثر در موفقیت کار تیمی فراهم می‌شود. از جمله مهم‌ترین مهارت‌های نرم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مهارت حل مسئله و خلاقیت.
- نظم و مدیریت زمان.
- هدف گذاری و برنامه ریزی.
- اعتماد به نفس و عزت نفس.
برنامه ریزی
برنامه ریزی یکی از کلی‌ترین عوامل موثر در موفقیت کار تیمی است. برنامه ریزی باید برای ابعاد مختلف فعالیت‌های شما در تیم انجام شود. در ادامه به چند بُعدی که به برنامه ریزی نیاز دارند، اشاره کرده‌ایم.
- برنامه ریزی برای تحویل کار در زمان مشخص.
- برنامه ریزی درباره وظایف اعضا و ایجاد سیستم مناسب در تیم.
- برنامه ریزی برای دستیابی به اهداف روزانه، ماهانه و… .
هرجایی در تیم بی‌نظمی دیدید، بدانید که یا برنامه وجود ندارد یا برنامه نوشته شده اشتباه است و باید اصلاح شود.
ارتباطات
ارتباطات یکی از مهارت‌های نرم به شمار می‌رود. اما اهمیت آن به اندازه‌ای است که باید آن را جزو سه مورد اصلی عوامل موثر در موفقیت کار تیمی قرار دهیم. ارتباطات موثر محدود به رهبر تیم نیست و تمام اعضای سازمان باید مهارت‌های ارتباطی را یاد بگیرند. چند مورد از مهم‌ترین مهارت‌های ارتباطی مورد نیاز برای موفقیت در کار تیمی عبارت است از؛
- صداقت و صراحت.
- همدلی.
- انتخاب کلمات مناسب هنگام صحبت با دیگران (به خصوص زمانی که قصد انتقاد دارید).
- رعایت حدود و خط قرمزهای ارتباطی.
- آمادگی برای حل مشکلات در کنار یکدیگر بدون مقصر دانستن دیگران.
- مهارت گوش دادن موثر.
۵ نکته‌ای که باید درباره مدیریت کار تیمی بدانید
اصول مدیریت تیمی و مدیریت یک سازمان بزرگ شباهت‌های بسیاری باهم دارند. بنابراین برای یک مدیر موفق اهمیتی ندارد که مدیریت کار تیمی با ۶ نفر عضو بر عهده اوست یا سازمان ۱۰۰ نفره. در هر صورت باید اصول تیم سازی و اصول مدیریت تیمی را بداند.
۱. هدف گذاری در مدیریت کار تیمی
به یاد داشته باشید که اهداف تیم باید برای افراد هم مزیت‌هایی داشته باشند. اهداف فردی آن‌ها را نیز پوشش دهند. در این صورت اعضای تیم نهایت تلاششان را برای دستیابی به هدف تیمی خرج می‌کنند.
2. الگوی مناسب برای تیم
می‌دانیم که در تیم همه اعضا باهم برابرند. اما از زمانی که نام مدیر یا رهبر تیم روی شما قرار می‌گیرد، اعضا دیدگاه متفاوتی نسبت به شما خواهند داشت. هر ویژگی که می‌خواهید در تیم وجود داشته باشد را ابتدا در خودتان پرورش دهید.
3. رهبری تیم و دوری از ریاست
تیم به رهبر نیاز دارد، نه رییس. افراد باید آزادی عمل داشته باشند تا بتوانند برای انجام وظایفشان خلاقیت نشان دهند. پس در مدیریت کار تیمی باید افراد را هدایت کنید. دستور دادن در تیم ممنوع است.
4. کنترل و حل اختلافات میان اعضا
اگر مدیریت کار تیمی را بر عهده دارید، مطمئن باشید که برای حل اختلافات هم تبدیل به یک قاضی خواهید شد. پس مهارت‌های حل اختلاف را نیز یاد بگیرید. شما همچنین باید بیاموزید چگونه اختلافات خودتان با دیگران را حل کنید.
5. توجه به ارزش‌ها
منظور از ارزش هم ارزش افراد است و هم ارزش‌های تیم. برای مدیریت کار تیمی باید ارزش‌ها را بشناسید و به کمک آن‌ها در تیم اتحاد ایجاد کنید.
و در نهایت؛ تقویت کار تیمی در سازمان با مهارت‌های مدیریتی
با تقویت کار تیمی در سازمان مزیت‌های بسیاری به دست می‌آورید. اما برای دستیابی به چنین تیمی باید کفش آهنی بپوشید. اولین باری که قصد داشتم برای توسعه کارم تیم بسازم را به خاطر دارم. از همان ابتدا پر انرژی پیش رفتم. تک به تک اعضا را خودم به تیم اضافه کردم و آن‌ها را آموزش دادم. اما در نیمه راه صبرم به پایان رسید و مشکلات تیم روز به روز بیشتر شد. در نهایت به جای تقویت کار تیمی، تمام اعضا را از دست دادم و مجبور شدم همه چیز را از اول آغاز کنم.
