تیم سازی از آن دست کارهایی است که دیر یا زود یک کسب و کار موفق باید انجام دهد. در این مقاله می خواهم در مورد صفر تا صد تیم سازی صحبت کنم پس در ادامه همراه ما باشید
چرا تیم سازی کنیم؟
اولین سوالی که در ذهن ما به وجود می آید این است که چرا باید تیم سازی کرد؟ چون بعضی از کارهای کوچک هستند که مدیر آن ها یا نهایتا یک همکار می تواند کارها را انجام دهد پس دیگر چرا به یک هم تیمی نیاز است؟
سیستم سازی
نکته اولی که با تیم سازی به دست می آورید این است که سیستم سازی انجام می دهید. شما با ساخت یک تیم، سیستمی می سازید که مانند موتور برای کسب و کار شما کار خواهد کرد. نیازی نیست که همیشه سر کار بروید یا هر روز ساعت 8 یا 9 صبح در دفتر خود حاضر باشید. شما یک سیستم دارید که آن ها همه کارها را برایتان انجام می دهند و شما می توانید که دیرتر به سر کار بروید یا حتی اگر چند روز سر کار نروید هم مشکلی به وجود نمی آید یا حتی می توانید به سفر بروید و خوشگذرانی کنید، در حالیکه یک سیستم برای شما کار می کند.
البته این را نیز باید در نظر داشته باشیم که ساخت تیم نیازمند داشتن بودجه برای پرداخت حقوق و ایاب و ذهاب است. پس این بودجه را از کجا تامین کنیم؟ در ادامه به شما می گویم که روش های اختصاص یک بودجه برای تیم چیست یا چگونه می توانیم یک تیم باکیفیت بسازیم در حالیکه بودجه آن چنانی برای این کار نداریم؟
وقت بیشتر
وقتی شما یک تیم می سازید سرتان خلوت می شود و وقت بیشتری دارید تا به کارهایتان برسید. همچنین وقتی که تیم دارید می توانید بر روی کسب و کارهای دیگری نیز تمرکز کنید و سعی کنید که یک کسب و کار جدید راه اندازی کنید. وقتی وقت بیشتر داشته باشید می توانید با ذهنی بازتر تصمیم گرفته و استراتژی های بهتر بچینید.
درآمد بیشتر
وقتی یک تیم داشته باشید به آن ها حقوق پرداخت می کنید اما چندین و چند بازوی دیگر در می آورید که هر کدام تلاش می کنند تا به شرکت شما کمک کنند. اگر یک تیم بسازید در قدم اول باید به آن ها پول بپردازید و احتمال هم دارد که وضعیت مالی تان سخت تر شود اما پس از گذشت چند ماه می بینید که درآمد بیشتری کسب کرده اید که این چند ماه سختی را نیز جبران می کند.
به فرض مثال، شما می خواهید بر روی سئو سایتتان کار کنید. در طول روز می توانید بر روی چند صفحه کار کنید؟ 1 صفحه؟ 3 صفحه یا نهایتا 5 صفحه. اگر فرض کنیم روزانه بخواهیم برای هر کدام از صفحات 1 ساعت هم وقت بگذاریم می شود 5 ساعت. اما اگر یک تیم 10 نفره داشته باشید که هر کدام از آن ها روزانه بر روی 2 تا 3 صفحه کار کنند، سایت شما به صورت روزانه در 20 تا 30 صفحه رتبه بهتری کسب کرده یا پیشرفت می کند.
اینطور در زمان کوتاه تر و با صرف انرژی کمتری به رتبه های برتر موتورهای جست و جو دست پیدا می کنید. وقتی بر روی کلمات بیشتری رتبه بگیرید، بازدیدهای بیشتری کسب می کنید و در نهایت مشتریان و فروش بیشتری خواهید داشت.
بازدهی سریع تر
تیم باعث می شود که بازدهی کارها سریع تر شود. به نوعی با تیم سازی می توان ره چند ساله رو چند ماهه رفت. وقتی که تعداد اعضای تیم مثلا 5 نفر باشد و همه آن ها بر روی یک هدف کار کنند مطمئنا بازدهی سریع تر خواهد بود چون به جای 1 نفر 5 نفر کار کرده اند و به جای 1 ساعت کار 1 نفر، 5 نفر 5 ساعت کار می کنند.
فشار کاری بر روی شما کمتر می شود چون بار همه کارها بر دوش شما نیست. اینطور نیازی نیست که همیشه نگران کارهای عقب افتاده خود باشید و می توانید با خیال راحت تری کارهای خود را انجام دهید. همچنین اگر یک روز شما به هر دلیلی نتوانید کار کنید، سایر اعضای تیم به کارها رسیدگی می کنند.
مسلما چند نفر قوی تر از یک نفر هستند. شما می توانید از هم تیمی سئوکار خود سوالات را پرسیده و ایده بگیرید یا می توانید از ایده های سایر افراد تیم استفاده کنید
چگونه تیم سازی کنیم؟
قبل از اینکه شروع کنم چند نکته کوچک را گوشزد می کنیم و سپس به سراغ مباحث اصلی تر می رویم. یک تیم باید چند هدف کوچک اما یک هدف واحد بزرگ داشته باشند. برای مثال تیم سئو هدفش کسب رتبه است، تیم تولید محتوا هدفش تولید محتوای عالی است، هدف تیم پشتیبانی ارائه اطلاعات بیشتر به مشتریان است و همه این ها در بحث تیم اهداف کوچک نامیده می شوند و اما تنها هدف بزرگ چیست؟ می تواند فروش باشد یا افزایش بازدید یا برندینگ و مواردی مانند این.
نکته بعدی این است که وفتی یک تیم ساخته می شود و افراد در حال انجام ماموریت هایشان هستند احتمال اشتباه وجود دارد اما لازم نیست که آن ها را در جمع تحقیر کرده یا حرفی ناراحت کننده بزنید. بهترین روش این است که به او فرصتی دوباره داده تا اگر اشتباهاتش را تکرار کرد با او قطع همکاری کنید. همچنین بهتر است در همان بدو شروع همکاری، برای او قوانین و چارچوب هایی تعیین کنید و به او بگویید که اگر این اشتباه را انجام دادید فلان تنبیه در نظر گرفته می شود یا با یکدیگر قطع همکاری می کنیم.
اگر فردی از تیم خوب کار نمی کند دلیلی برای نگه داشتن او وجود ندارد و بهتر است که او را اخراج کرده اما به جاهای دیگر که مناسب روحیات و تخصصش است معرفی کرده تا دوباره کار پیدا کنید و اینگونه عذاب وجدان اخراج یک عضو تیم را نیز ندارید
تیم سازی: از روز اول اهداف خود را تعیین کنید
نکته تلخی که وجود دارد این است که کسب و کارهای مختلف افراد را استخدام می کنند تا به آن ها یک جایگاه شغلی بدهند اما انتظارات خود از آن ها را بیان نمی کنند. یعنی فرض کنید یک کسب و کار به یک حسابدار احتیاج دارد. یک فرد را استخدام می کند و سپس آن فرد فقط یک حسابدار است که کارهای روزمره را انجام می دهد. چنین عضوی کارهای تیم را راه می اندازد، اما باعث موفقیت و بهبود آن شرکت نمی شود. تقصیر خودش هم نیست بلکه تقصیر مدیر آن تیم است که برای او اهداف و انتظاراتی بیان نکرده است.
همچنین همانطور که در بخش قبل هم گفتم قوانین و چارچوب های کاری خود را برای اعضای تیم بیان کرده و در نظر بگیرید که چه باید و نبایدهایی وجود دارد. اینگونه دو اتفاق مهم رخ می دهد
اعضایی که به تیم وارد می شوند می دانند برای چه کار و اهدافی استخدام شده اند.
اعضای تیم قانون تیمی و خط قرمزها را می شناسند و به همین علت احتمال خطا در آن ها پایین تر می رود
تیم سازی: احترام برای همه
درست است که اعضای تیم کارکنان شما به عنوان یک مدیر هستند اما همه ما انسان هستیم و هیچکس بر فرد دیگر برتری ندارد. ممکن است در کسب و کار، رده بندی وجود داشته باشد که یکی مدیر یکی معاون و بقیه کارمند هستند اما وقتی پس از ترک محل کار به خانه هایشان می روند، آن ها پدر، مادر، خواهر یا برادر یا فرزند هستند و زندگی خوبی دارند پس نباید آن ها را تحقیر کرد چون برعکس چیزی که می خواهیم یعنی عملکرد بهتر، آن ها دلخور خواهند شد و حس می کنند که کارهای خوبشان نادیده گرفته شده و چه بسا که بهتر کار نکنند.
بهترین کار برای وقتی که یک اشتباه رخ داد این است که سعی کنیم در محیطی خلوت و به صورت محترمانه به او تذکرات لازم را داده و به صورت انتقادی مشکلات او را گوشزد کنید. اینگونه آن عضو تیم سعی می کند بهتر باشد. همچنین یک نکته مهم دیگر این است که همانگونه که شما به اعضای تیم احترام می گذارید باید بقیه نیز به یکدیگر احترام بگذارند پس قبل از استخدام هر عضو به او بگویید که در صورت بروز مشکل با هر یک از هم تیمی ها موضوع را به شما ارجاع داده تا آن را حل کنید همچنین یکی از چارچوب ها باید احترام به همدیگر باشد
تیم سازی: لینک به همدیگر
قرار نیست که همه اعضای تیم یک کار را انجام دهند اما اتصالی که به یکدیگر دارند و هماهنگی های لازم بسیار مهم است. من همیشه فرض را بر این می گیرم که شما می خواهید یک کسب و کار اینترنتی راه اندازی کنید و بر همان بستر مثال می زنم. در یک کسب و کار اینترنتی بر بستر سایت، اعضای تیم طراحی و پشتیبانی سایت باید سایت را آماده کرده تا اعضای تیم تولید محتوا بتوانند تولید محتوای خود را شروع کنند و اعضای تیم تولید محتوا باید محتوا را به موقع به دست اعضای تیم سئو برسانند.
این اتصالی است که باید در بین اعضای تیم وجود داشته باشد و اگر تیم طراحی سایت به موقع سایت را تحویل ندهد کار تیم محتوا نیز لنگ می ماند و در نهایت محاسبات تیم سئو نیز به هم می خورد چون به فرض آن ها محاسبه کرده اند که در 6 ماه به رتبه های دلخواه می رسیم و تیم طراحی سایت 1 ماه پروژه را دیر تحویل می دهد. البته من خیلی بدبینانه گفتم اما خواستم ارقام بزرگ باشند تا مثال ملموس تر شود.
تیم سازی: یک رهبر عالی
همه اعضای تیم شما مانند هم نیستند. ممکن است که یکی انگیزه بیشتری برای کار داشته باشد و فرد دیگر نه. یا احتمال دارد که یکی از اعضای تیم مشکلات خانوادگی داشته باشد و در برهه زمانی نتواند درست کار کند. شما مدیر یک تیم هستید و نباید مانند خلبان یک هواپیمای آهنی عمل کنید که هر دستوری دادید سریعا اجرا شود. بهتر است اگر عضوی از گروه مشکل داشت با او صحبت کرده و سعی کنید مشکل را حل کنید. اینگونه هم او شما را به عنوان یک انسان مهربان می بیند و هم مشکل به وجود آمده کوچک تر خواهد شد، چون آن عضو تیم به پاس همراهی شما، سعی می کند مشکلات را حل کند
تیم سازی: ارتباطات
ارتباطات فوق العاده مهم هستند. با اعضای تیم خود فقط یک همکار نباشید و رابطه شما فقط رابطه رییس و کارمند نباشد. با آن ها ارتباط برقرار کنید و در مهمانی ها با یکدیگر باشید، در واتساپ به یکدیگر پیام دهید و سعی کنید یک دوست باشید تا یک رییس مثلا برای همه اعضای تیم در دفتر تولد بگیرید. شاید برپا کردن یک جشن کوچک هزینه هایی داشته باشد، اما نه آن عضوی که برایش جشن گرفته اید و نه سایر افراد تیم کارهای شما را فراموش نمی کنند و این منجر به بهبود کیفیت کاریشان خواهد شد.
باید بفهمید که آیا من خوب هستم؟ آیا اعضای تیم چیزی لازم ندارند؟ آیا همه چیز خوب پیش می رود؟ اگر یک رییس از اعضای تیم خود خبر نداشته باشد آن ها دچار نارضایتی و گاها عصبانیتی می شوند که در نهایت منجر به کاهش کیفیت کارشان خواهد شد.
تیم سازی: تایید کار سخت
مردم خیلی دوست دارند وقتی کار سخت یا مهمی انجام می دهند مورد تحسین واقع شوند. بهتر است اگر کارمندی خوب کار می کند به صورت زبانی کارهای او را تایید کرده یا هر از چندگاهی به آن ها هدیه دهید. اینگونه اعضای تیم می دانند که کارهایی که انجام می دهند در نظر مدیر تیم دیده می شود. اگر بودجه ای برای پرداخت هدیه های نقدی یا خرید هدیه ندارید یکی از بهترین راه ها واگذاری اختیار است.
یعنی اگر دیدید که یکی از اعضای تیم کارهای مفید انجام می دهد و آنقدر هم متخصص و خلاق هست که تصمیم هایش درست باشد، می توانید به او این اختیار را بدهید که او نیز مانند شما تصیمیم های کلیدی را اتخاذ کند و اینگونه او یک حس همکاری با مدیر را دریافت می کند که در افزایش انگیزه و بهبود کارهایی که انجام می دهد مهم است.
تیم سازی: ایده های همفکری شده
داشتن ایده برای یک تیم خیلی مهم است. می توانید هر چند روز یکبار یک جلسه همفکری برگزار کرده، نه لزوما در محل کار، می توانید در کافه یا فضاهای دیگر و به صورت تفریحی کنار هم باشید و در مورد ایده هایی که باعث می شود کارها سریع تر، آسان تر و با بازدهی بیشتر انجام شود صحبت کنید. اگر ایده های زیادی داشته باشید وقتی مشکلی به وجود می آید شدت ضربه آن مشکل بسیار کمتر خواهد شد
تیم سازی: هر کسی دوست نیست
هرگز به کسانی که به آن ها اعتماد ندارید اجازه عضویت در تیم را ندهید یا حداقل دسترسی های خیلی بالایی به آن ها ندهید. بهترین گزینه این است که قبل از اینکه وارد تیم شوند، آن ها را بررسی کنید. بررسی اعضای تازه وارد به دو شکل است:
تیم سازی: بررسی اخلاقی
در بررسی کاری متوجه می شوید که او چقدر خوب کار می کند یا تخصص او در چه سطحی است اما بررسی اخلاقی یک فرد وقتی که می خواهد در محیط یک تیم کار کند مهم است. به صورت کلی به ما تا حدود زیادی مربوط نیست که یک فرد در زندگی شخصی خود چه کاری انجام میدهد اما وقتی که وارد تیم می شود رفتارهای او اهمیت پیدا می کند.
گاهی اوقات ممکن است فردی در زندگی کاری خود خیلی خوب و پرکار باشد که کارهای مفید انجام می دهد اما در زندگی عادی فرد دروغگو یا متقلب باشد یا احتمال دارد که برای بانوان عضو تیم مزاحمت ایجاد کند یا برعکس ممکن است یک فرد خیلی فرد خوب و خوش قلبی باشد که در کار تیم ما خوب نیست. چنین افرادی نباید در گروه حضور داشته باشند چون یا گروه را با مشکلات کاری مواجه می کنند یا مشکلات اخلاقی یا تلفیق هر دو.
یکی از اساتید تعریف می کرد که فردی در یک گروه سئو بود و گزارش ها را دستکاری می کرد و نکته بد این بود که حتی در دستکاری کردن گزارش ها نیز خوب نبود. در حالیکه سایر اعضای گروه و مدیر خوب کار می کردند این فرد زیرآبی می رفت و یک بار کارفرما این موضوع را فهمید و کلیه قرارداد را فسخ کرده و چک چندصد میلیونی (رقمش را دقیقا یادم نیست) تایید ضمانت را به اجرا گذاشته بود. به قولی یک نادان یک کاری انجام می دهد که چند فرد دانا نمی توانند آن را حل کنند. تقلب این فرد باعث شد که مشکلات بزرگی دامن گروه را بگیرد
تیم سازی: همکاری مسالمت آمیز، نه دخالت مشکل آفرین
در آخرین نکته ای که می خواهم بیان کنم به این موضوع اشاره می کنم که همه اعضای تیم باید با یکدیگر همکاری داشته باشند و اگرچه مسئولیت های آن ها گوناگون است اما در نهایت باید منجر به بهبود وضعیت کاری تیم منجر شود، اما تحت هیچ شرایطی اعضای تیم نباید در کار همدیگر دخالت کنند چون مشکلات خاص خودش را به وجود می آورد. بهترین راهکار این است که هر فرد از گروه:
- یک هدف بلندمدت
- چند هدف کوتاه مدت
و یک هدف روزانه داشته باشند که باید در آن روز انجام دهند.
همچنین شما می توانید کار اعضای تیم را به یکدیگر اتصال دهید. مثلا به کارشناس تولید محتوا ارشد بگویید که وقتی کار تیم تولید محتوا تمام شد محتواها را به مدیر سئو برساند و تیم سئو شروع به سئو محتوا کنند. اینگونه هر فرد می داند که باید چکار کند و دخالتی هم به وجود نمی آید.
و در نهایت
تیم سازی نشانه بلوغ یک کسب و کار است و تا تیم نداشته باشید نمی توانید یک رشد جهشی را تجربه کنید پس با نکاتی که در طول این محتوا گفتم، یک تیم خوب بسازید و بیش از پیش پیشرفت کنید. یادتان نرود که نظر یا تجربه خود را درباره تیم سازی در همین صفحه برایمان کامنت کنید.
